Une automatisation exécute une suite d’actions lorsqu’un événement se produit. Avant de choisir un outil, il faut comprendre le processus et les exceptions.
La méthode DCAV
Cas étudiant
Suivi d’une offre de stage
Déclencheur : une nouvelle offre est enregistrée.
Condition : la date limite est future et la filière correspond.
Actions : extraire la date, les pièces, le contact et créer un rappel.
Validation : l’étudiant vérifie l’éligibilité avant d’envoyer.
Cas entrepreneur
Suivi d’une commande
Déclencheur : un formulaire ou un message est reçu.
Condition : le produit et la quantité sont identifiés.
Actions : enregistrer la commande, préparer la confirmation et classer le client.
Validation : l’entrepreneur confirme disponibilité, prix et livraison.
Choisir ce qu’il faut automatiser
| Bonne candidate | Mauvaise candidate |
|---|---|
| Tâche répétitive | Décision complexe et rare |
| Règles stables | Nombreuses exceptions non documentées |
| Données structurées | Données sensibles sans contrôle |
| Résultat facilement vérifiable | Action irréversible |
Outils possibles après l’atelier
Les processus peuvent ensuite être mis en œuvre avec des formulaires, Google Sheets ou Excel, des réponses rapides, des outils sans code ou des plateformes comme Make et n8n. Le choix dépend du budget, du niveau technique, des données et des intégrations nécessaires.
Exercice de conception
Dessiner avant de configurer
- Choisissez une tâche répétitive.
- Décrivez le processus manuel actuel.
- Entourez les étapes stables.
- Ajoutez le déclencheur, les conditions et les validations.
- Testez le scénario avec un cas normal et un cas exceptionnel.
Références et aide officielle
- Contenu pédagogique issu du guide de l’atelier et de l’expérience pratique du formateur.
Les interfaces et fonctions peuvent évoluer selon l’appareil, le compte, la langue et la région. Vérifiez toujours l’aide officielle disponible au moment de la pratique.